第一章  总则

第一条  为进一步做好学院公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《辽宁省行政机关公文格式细则（试行）》的有关规定，结合学院实际情况，制定本办法。

第二条  公文是学院在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布各类规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况以及依法治校的重要工具。

本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。

第三条  公文处理工作是指公文的办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第五条  学院党政办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作，并指导其他院属各部门的公文处理工作。院属各部门应指定专人从事公文处理工作。

第六条  为提高公文处理效率，除涉密公文、不予公开的公文、按内部文件管理的公文外，原则上学院公文的发文办理、外来公文的收文办理均在学院办公自动化系统（OA系统）上进行。

第二章  公文种类

第七条  学院常用的公文种类有：

（一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定。适用于对学院重要事项或者重大行动做出决策和安排。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解或处理办法。

（四）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（五）通告。适用于在学院一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（六）通知。适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求各党总支部（直属党支部）、院属各部门办理、共同执行或周知的事项。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级单位的询问或要求。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复各党总支部（直属党支部）和院属各部门的请示事项。

（十一）规定。适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十二）函。适用于学院与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（十三）纪要。适用于记载和传达会议的主要精神和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志（版头）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等部分组成。

（一）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行；如需同时标识保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（二）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。需要在24小时内办理的事项标“特提”；需要在3天内办理的事项标“特急”；需要在5天内办理的事项标“加急”；需要在10天内办理的事项标“平急”。办理时间在10天以上的事项，一般不发电报。公文紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（三）发文机关标志（版头）。应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，应当将主办机关排列在前。

（四）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示；年份应标全称，用六角号“〔〕”扩入。

（五）签发人。上行文应当注明签发人姓名。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

（六）公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关；为避免公文标题累赘，有发文机关标志的，也可不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。

（七）主送机关。指公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关对应使用主送机关的规范化简称，请参照《关于规范使用省委、省政府机构及省委省政府直属事业单位名称的通知》（辽委办发〔2018〕93号）。

（八）正文。公文的主体，公文首页必须显示正文。正文用3号仿宋体字；正文一般每页排22行，每行28个字；文中的数字、年份不能断开回行。

（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。应在正文下空1行、左空2字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号，附件名称长需要回行时，应当与上一行附件名称的文字对齐。

（十）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。如：“此件主动公开”、“此件依申请公开”、“此件不予公开”。

（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，页码续正文编排。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（十二）发文机关署名。一般署发文机关全称，联合行文时可以使用规范化简称。发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

（十三）成文日期。署发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。成文日期一般右空4字编排。

（十四）印章。公文除“会议纪要”以外，一律加盖印章。印章顶端一般应当距正文（或附件说明）1行以内。不得在只有发文机关署名和成文日期的无正文页加盖印章，可通过适当调整行间距，确保至少有1行正文后加盖印章。

（十五）版记。版记位于公文末页（偶数页）底部，包括抄送机关、印发机关和印发日期，一般用4号仿宋体。

1．抄送机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空1字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后加句号。

2．印发机关和印发日期。编排在末条分隔线（长15.6cm，宽1磅）之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。抄送机关与印发机关和印发日期用一条细分隔线（长15.6cm，宽0.75磅）隔开。

（十六）页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

第四章  行文规则

第九条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，严格控制公文数量。能以口头、电话等方式解决的问题不以书面的方式解决，院属各部门职权范围内能解决的问题不以学院党委和行政的名义解决。

第十条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。根据行文关系，学院公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。

（一）上行文。向省直机关工委、省教育厅等上级党政机关行文，多用报告、请示等文种。

（二）下行文。向院属各部门的行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。

（三）平行文。向不相隶属的单位之间行文，多用意见、函等文种。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十一条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办的事项外，原则上不得以学院名义向上级机关负责人个人报送公文。拟请上级机关负责人出席公务活动并讲话时，一般在报送请示的同时附送讲话代拟稿。

（四）上行文应按照上级机关要求的途径和份数报送。

第十二条  向院属各部门的行文，应当根据工作需要抄送有关上级机关。

第五章 发文办理

第十三条 发文办理是指公文拟稿、核稿、审核、签发、编号、印制（发布）、用印、分发、立卷、归档等一系列过程。

第十四条  学院综合性重要公文，由牵头部门负责拟稿，相关部门配合；属于各职能部门业务性、专业性范围内的公文，由各职能部门拟稿。重要公文应当由部门负责人亲自起草或者主持起草。

第十五条  公文拟制应做到：

（一）总体要求。符合党的路线方针政策、国家的法律法规及其他有关规定，从实际出发，符合学院的实际情况。格式规范、主题突出、观点鲜明、内容简洁、结构严谨、表达准确、直述不曲、文字精炼。

（二）发文原则。可发可不发的坚决不发。能以电话、传真、电子邮件等方式布置的业务工作一律不发文；同一项工作布置避免短期内多次发文。

（三）引文标准。引用公文应当先引标题，后引发文字号（用圆括号括起）。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（四）结构层次。正文文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般第一层结构层次序数后文字不使用标点符号，其他层次序数后文字使用标点符号。

（五）机关名称。文内应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）成文日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

第十六条  以学院名义印发的公文，经部门负责人审核同意后，提交至党政办公室审核。未经部门负责人审核签字的文稿，不得由拟稿人直接交党政办公室审核。严禁越级直接将文稿送院领导签发。

第十七条  公文审核的重点：是否确需行文；涉及其他部门的问题是否协商一致；内容是否符合有关政策规定，与其他公文有无重复或矛盾；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；行文方式是否妥当；文字表达是否准确、精确，格式是否规范；是否符合行文规则的其他要求。

第十八条  业务性的专项问题，由主管该项工作的院领导签发；涉及多个院领导的问题，由相关院领导会签；综合性的、重大的问题，应先经党委会、院长办公会决定，由党委书记、院长签发。

签发后的公文即成定稿，并据此生效，原则上不得再作修改。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。

第十九条  学院公文正式印制前，经复核无错漏后，由党政办公室公文处理人员统一登记、编号、印制、发布。

第二十条  公文办理完毕后，党政办公室应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第六章  收文办理

第二十一条  收文办理指收到外来公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批阅、传阅、承办、催办、归档等程序。

第二十二条  学院收文办理应严格履行以下程序：

（一）签收。签收公文应当逐件清点，重要文件要逐页清点。有回执的，在回执单上签字、盖章后，返给发文方以作凭据。如发现问题（如散包、被拆、错送、错投等）要及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。

（二）登记。对收到的公文应逐项登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等。

（三）拟办。对收到的公文应填写收文处理单，由党政办公室主任提出拟办意见，并根据拟办意见，将公文分送院领导批示或阅知。

（四）批阅。院领导批阅并提出处理意见。批阅后应退回党政办公室处理，不直接交给部门。对需要由两个以上部门共同办理的，应当指明主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

（五）传阅。党政办公室应当随时掌握传阅公文的去向，避免漏传、误传和延误。文件在一个部门原则上不超过三天。急件应随到随办，不得任意积压与延长时间，有限期的公文必须按期结办。

（六）承办。凡属承办部门职权范围内的事项，承办部门根据领导批示、按照文件要求办理；凡涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回党政办公室并说明理由。

（七）催办。学院收文的催办工作由党政办公室负责，及时了解掌握公文的办理进展情况，各部门负责公文人员对本部门办理的收文也要进行经常性的催办。要特别注意一些限期办复公文的时限要求，杜绝公文的漏办和延误。

（八）归档。将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件分类盒内，以备查考。并按照文件的保存制度管理。

第七章  公文管理

第二十三条  学院公文由党政办公室统一管理，各部门文件由负责公文人员管理。公文管理人员应高度负责，切实做好公文管理，充分发挥公文效用。

第二十四条  加强公文的保密管理。

（一）公文应当按照所定密级严格管理，并由专人管理。公文的密级需要变更或解除的，由原确定密级的机关或上级机关决定。

（二）复制涉密公文，应当符合国家有关保密规定。复制的涉密公文视同原件管理。复制公文应当加盖复制机关戳记。

（三）涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等公文信息应当严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新闻报道。

第二十五条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

第二十六条  公文原件和复印件均不能随意丢弃，不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文和内部文件必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十七条  公文的撤销和废止，由发文单位或上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十八条  机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交学院档案部门。

第二十九条  工作人员离岗离职时，必须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十条 公文移交归档后，如需查询、利用等须按学院档案相关规定办理。

第三十一条  实施公文处理责任追究制度。未按规定办理外来公文，造成工作延误或者不良影响的行为；擅自行文，或者伪造、篡改公文；违反保密规定，造成公文泄密等；其他违反公文处理规定的行为。对有以上情形，情节严重并造成不良后果的，按有关规定追究相关负责人和经办人的责任。

第八章  附则

第三十二条  本办法由党政办公室负责解释。

第三十三条  本办法自发布之日起施行，学院原有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。