第一章  总则

第一条  为了进一步加强学院档案工作，推进学院档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效保护和利用档案，充分发挥学院档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《高等学院档案管理办法》、《辽宁省档案条例》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条  学院档案是指建校以来，学院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学院重要的基础性工作，是学院教学、科研、党政管理以及其他各项工作的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的重要事业。应把档案工作纳入学院整体发展规划，实行统一领导，集中管理。

第四条  档案工作是衡量和检查学院各部门工作质量、管理水平的重要标志。学院各部门应加强对本部门、部门档案工作的领导，把档案工作列入议事日程，纳入各级各类人员的岗位职责，并作为考核内容之一。做到四同步（布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章  管理体制和职责

第五条  学院成立由院长为主任委员、主管院领导和相关院领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学院档案管理和校史工作委员会，负责学院档案管理和校史工作的组织、协调和咨询工作。

第六条  党政办公室是对全院档案管理和校史工作进行组织、协调和管理的职能部门，为广大师生和社会提供档案信息服务的业务部门，学院开展校史研究、展览和教育的专门机构。党政办公室，具体负责学院综合档案室的管理工作及校史研究、展览和教育工作。

第七条  学院档案工作实行统一领导。学院各部门可根据实际需要，经学院批准设立档案分室，管理本部门、部门的档案，业务上接受党政办公室指导、监督，并定期向学院综合档案室移交档案。

第八条  学院确定一名院领导分管档案工作，设立档案工作领导小组，领导、协调、检查全院档案工作。档案工作领导小组的主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全院档案工作规划；

（二）审定学院档案工作各项规章制度；

（三）研究并决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；

（四）对各部门档案工作进行监督、检查与考核。

第九条  党政办公室是学院档案工作的职能管理部门，综合档案室是学院永久保存和提供利用各类档案的中心。党政办公室的主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；

（二）制定和组织实施本校档案工作的各项规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

（四）严格执行保密制度，做好档案密级的调整和守密、解密工作；

（五）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作；

（六）编制检索工具，编研、出版学院档案和校史资料，开发档案信息资源；

（七）组织实施学院档案信息化建设和电子文件归档工作；

（八）开展学院档案的开放和利用工作；

（九）建立和健全全院档案工作网络，负责对全院档案工作人员的业务培训；

（十）利用学院档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十一）校史室的布展维护、参观接待与相关服务；

（十二）完成上级部门和院领导交办的其他任务。

第十条  学院各部门必须有一名负责人分管本部门、部门的档案工作，并根据各部门档案的收集、整理、立卷、归档的实际工作量设专职或兼职档案工作人员。

（一）校内各部门分管档案工作领导职责

1．贯彻执行上级和学院档案管理的法律法规和方针政策，批准本部门、部门档案工作规章制度。

2．将档案工作纳入本部门、部门整体发展规划，促进档案信息化建设与其他工作同步发展。

3．落实本部门、部门档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

4．研究决定本部门、部门档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

（二）校内各部门专职或兼职档案人员职责

1．按照学院有关规定，做好本部门、部门档案材料的收集、保管、整理、归档工作，保证移交的档案材料齐全、系统、规范。

2．负责存放在本部门、部门的档案材料的分类、组卷、编目、登记、保管和利用等工作。

3．做好本部门、部门档案安全和保密工作。

4．接受党政办公室的业务指导、监督和检查。

第十一条  学院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章  条件保障

第十二条  学院应当将档案工作所需经费列入学院预算，保证档案工作的正常需求。

第十三条  学院应当为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的库房，按照《档案室建设标准》及《档案室建筑设计规范》的要求及时进行改扩建或者新建。

档案室库房要有防火、防水、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防日光及紫外线照射等设施；存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防磁、防渍、防有害生物等必要设施。

第十四条  学院应当设立专项经费，为档案室配置档案管理现代化、信息化、智能化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第四章 归档与接收

第十五条  学院各部门必须将档案管理工作纳入本部门、部门的规章制度和岗位职责，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料，纸质档案材料和电子档案材料要同步归档。

第十六条  学院各部门的每项重要工作必须与档案工作实行“四同步”管理。

第十七条  本学院文件材料的归档范围是：党群行政类、学生类、教学类、科学技术研究类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、财会类、外事类、人事档案类、声像类及实物类。

（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学院培养的全日制学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，按《高等学院档案管理办法》（国家档案局第27号令）的相关规定执行。同时，继续教育学院、培训处等教育培训单位的学生名册等参照执行。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学院教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的校刊、学报、书籍、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。  

（十一）人事类：纳入学院管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）执行。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十八条  学院实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。

学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求（详见各类档案的管理细则），组织本部门、部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门、部门负责档案工作的人员检查合格后向学院综合档案室移交。学院综合档案室应积极协助和配合做好上述工作。

第十九条  档案材料归档时间为：

（一）党群、行政类、教学综合管理文件和能按年度归档的文件材料在次年六月底以前归档；

（二）教学类中非综合管理文件材料在学生毕业次学年度的寒假前一次归档；

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；

（四）仪器设备类档案应当在完成验收后六个月内归档；

（五）声像档案资料应在形成后一个月内实时归档；

（六）实物档案应即时归档。

第二十条  学院教职工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。对个人向学院综合档案室捐赠有价值档案的，学院予以奖励。

第二十一条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，蓝黑墨水书写，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

第二十二条  学院档案室接收档案时，应根据档案目录与移交人共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，经查对无误方可办理签收手续，交接双方必须签名盖章。

第二十三条  学院重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，必须由学院档案室或业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的，不得安排工程竣工、课题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。

第二十四条  学院应向国（境）内外征集与学院有关的、有保存价值的各种档案、资料。

第二十五条  调出、离职及退休人员，在调离、退休时，应主动将应归档的文件材料移交本部门、部门的档案工作人员进行归档保存，不得擅自销毁或据为己有。本部门、部门档案工作分管负责人或档案工作人员也应主动提请其移交所保存的文件材料，以维护学院历史记录的完整、系统。

第五章 档案管理

第二十六条  学院各类档案是学院的重要财富，由学院综合档案室集中统一管理，任何单位、部门或个人都不得将档案据为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第二十七条  档案室按便于保管、方便利用的原则，对档案进行整理、分类、编号、装盒和排列上架。

第二十八条  学院综合档案室要注意研究、改进档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。学院要为档案保护提供必要的条件。

第二十九条  学院综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向主管院领导报告，及时处理。档案库房应当建立、健全有关规章制度。

第三十条  学院综合档案室组织做好档案的鉴定与销毁工作。针对保密期限和保管期限已满的档案或需要销毁的档案，成立由档案室和与档案有关的单位、部门分管档案工作的负责人组成的鉴定小组，对相关档案进行鉴定，做出处理意见。

凡需销毁的档案，应编制清册，报主管校领导审批。销毁时应指定专人监销，校有关单位、部门要派人参加，并在会签单上签名、盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十一条  学院综合档案室应在每年终对档案的收进、移出、库存量、利用等情况进行统计，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第三十二条  为加强档案信息系统的基础建设，各部门应积极推行档案计算机管理，按照档案室统一规定的机读文件目录格式建立档案数据库。

第六章 档案的利用与开放

第三十三条  档案室按照国家有关规定，分期分批向学院和社会开放档案，并设立专门阅览室，提供开放的档案目录。档案室开放档案，必须遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的中华人民共和国公民和组织，在说明利用档案的目的和范

围后，均可查阅属开放范围的档案；

（二）境外组织或者个人要求利用已开放档案须经有关主管部门介绍；

（三）未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案；

（四）凡利用学院档案，均应按学院各类档案管理细则规定办理利用手续；

（五）学院档案原则不可外借，特殊情况要经党政办公室负责人批准。对借出档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院严肃处理。

第三十四条  学院档案属下列情况之一者不宜开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位、部门规定限制利用的。

第三十五条  利用未开放的档案，须经党政办公室负责人同意。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请主管院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门审查批准。

第三十六条  提供利用的重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经党政办公室负责人批准。

第三十七条  学院综合档案室应当积极开展档案的编研工作。

第七章 奖励与处罚

第三十八条  学院对在档案工作中做出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在校史研究、展览和教育活动中做出显著成绩的；

（三）在档案管理及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院的；

（五）在同违反档案法律法规的行为作斗争中表现突出的。

第三十九条  有下列行为之一的，学院将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第四十条  本办法由学院授权党政办公室负责解释。

第四十一条  本办法自公布之日起执行。